サラリーマン：勤務中に好きなことをしながら普通に出世する

会社生活はもっと気楽に過ごそう！日本的な閉鎖社会の中で気楽に生き残る術を完全に主観で紹介します。

仕事をリスト化することで、自分の時間を増やす

今回からは少しずつ技術の話もしていきたいと思います。

 

まずは技術の詳細の話に入る前に、仕事の優先順位に対する考え方について書こうと思います。この話は仕事のレバレッジの前準備というか、レバレッジをする前に自分の抱えている仕事はスムーズに捌いていきましょう、という話になります。

 

　さて、皆さまは朝会社に来て、まず何をするでしょうか。挨拶する、コーヒーを入れる、水を飲む、朝ごはんを食べる、新聞を読むなどなどいろいろあるでしょうが、この辺りは純粋な仕事ではないので、置いておきましょう。仕事として最初にするのは何か。多くの方はメールのチェックから始めるのではないでしょうか。

 

　メールのチェックはどのようにしていますか。私はこのメールチェックの姿勢＝その人の仕事のスタイルだと考えています。つまり、メールの捌き方＝仕事の捌き方、ということです。たまに、人のメールボックスを見てしまうことがあるのですが、受信ボックスに沢山のメールを入れており、未読の件数もひどいことになっている人が結構います。このような人たちは大抵、いつも忙しそうにしています。残業も沢山していますし、仕事の愚痴も多いような気がします。

 

　ではなぜメールボックスの整理ができていない人はいつも忙しそうにするのか。これは私の経験知でしかありませんし、科学的な根拠もありませんが、メールボックスの整理ができていないということは、おそらく頭の中でやるべき仕事の整理がされておらず、混沌とした状態で渦を巻いているような状態なのではないでしょうか。

 

　何から取り組むべきかも整理されておらず、行き当たりばったりで仕事をする。仕事をしている最中に他の仕事のことが気になる。仕事中に他の仕事が追加されると、集中力も失ってしまい取りかかっていた仕事も疎かになる。結果的になかなか仕事が終わらず、徐々に混沌の渦が大きくなっていく・・・。

 

　こんな状態なのではないでしょうか。

 

　どうすればこの渦を取り除くことができるのか。これも私の経験知でしかないですが、それは仕事をリスティングするしかないと考えています。つまり、やるべきことが優先順に整理されたリストを作成し、管理するのです。これはきれいな表である必要はありません。メモ帳みたいな簡易なテキストエディタに1行1行書いていくだけでいいです。そして、それを順にこなしていき、終わったらリストからバサッと消してしまう。これが仕事の進め方としては一番効率が良い考えていますし、頭の中に渦が発生することも無くなると考えています。

 

　優先順もできる限りシンプルにしておくことが大切です。そうすれば新しい細かい作業が入ってもその時点では無視できるし、後で落ち着いてリストに追加すればよい。そしてまたリストをつぶす作業に戻る。

 

　メールだとどうなるでしょうか。メールの場合はまずざっと上から内容を見て、関係ないものは受信ボックスから削除し、別のフォルダに移動する。そして、次に返信すべきメールに返信し、終わったらそのメールも別のフォルダに移動する。そうすると、仕事として取りかからなくてはならないメールだけが受信ボックスにある状態になる。その仕事を上記で整理したリストに追加し、追加が終わったら、メールを受信ボックスが削除し、他のフォルダに移動する。

 

　こうすると自分の仕事がリスト上にだけある状態になります。そしてそれをこなし、終わったら消す、という流れにするのです。これはやってみると意外と気持ちがいいです。受信ボックスにはメールが無い状態を保てますし、リストを消すと仕事に勢いも出ます。リストの中身が無くなったら自分の仕事は無いということですから、後は好きなことをすれば良い。そういうことです。頭の中もかなりクリアにすっきりします。

 

　では、シンプルな優先順、これをどうすればよいでしょうか。これは実に単純です。基本的にはすぐに片付くものからやっていけばいいのです。時間のかかるものは後回しにします。時間のかかる仕事はそれなりに集中力が必要です。集中力が必要な仕事をする時に他の細かい仕事に気を取られていると、確実に効率が落ちます。細かい仕事は先に片づけ、脳の中をクリアにした状態で取りかかる必要があるのです。

 

　緊急な仕事が来た場合どうすればいいの？という疑問が出てくるかもしれません。これはケースバイケースですが、今すぐ対応しないとまずい事態の時はその仕事を優先し、終わったらまたいつもの優先順に戻せばいいと思います。それに、正直な話、本当に緊急でやらなければならない仕事って、それほど多くないと考えています。大抵は、「大変だから早急に取りかかるよ」という意気込みだけ周囲に見せれば、後は普通の仕事と変わらない優先順になるケースが多いと思います。その場合、意気込み表明だけ先に済ませ、後はまた軽い仕事を片付けて頭をクリアにした後、本腰を入れて対応に取り組めば良いと思います。その方が結果的に早く対応できると、考えています。

 

　このように仕事を整理した上で取りかかると、自分が抱えている仕事量は想定していた量より少ないことに気が付くと思います。その時点で自分に時間的に余裕ができていることに気が付くと思います。これだけでも十分効果はあるのですが、まだまだ好きなことをするレベルにはなっていないと思います。好きなことをするだけの時間を確保するためには、このリスト化し効率よく仕事をすることが最低条件になります。その上でレバレッジを行っていくのです。