仕事をリスト化することで、自分の時間を増やす

今回からは少しずつ技術の話もしていきたいと思います。

まずは技術の詳細の話に入る前に、仕事の優先順位に対する考え方について書こうと思います。この話は仕事のレバレッジの前準備というか、レバレッジをする前に自分の抱えている仕事はスムーズに捌いていきましょう、という話になります。

　さて、皆さまは朝会社に来て、まず何をするでしょうか。挨拶する、コーヒーを入れる、水を飲む、朝ごはんを食べる、新聞を読むなどなどいろいろあるでしょうが、この辺りは純粋な仕事ではないので、置いておきましょう。仕事として最初にするのは何か。多くの方はメールのチェックから始めるのではないでしょうか。

　メールのチェックはどのようにしていますか。私はこのメールチェックの姿勢＝その人の仕事のスタイルだと考えています。つまり、メールの捌き方＝仕事の捌き方、ということです。たまに、人のメールボックスを見てしまうことがあるのですが、受信ボックスに沢山のメールを入れており、未読の件数もひどいことになっている人が結構います。このような人たちは大抵、いつも忙しそうにしています。残業も沢山していますし、仕事の愚痴も多いような気がします。

　ではなぜメールボックスの整理ができていない人はいつも忙しそうにするのか。これは私の経験知でしかありませんし、科学的な根拠もありませんが、メールボックスの整理ができていないということは、おそらく頭の中でやるべき仕事の整理がされておらず、混沌とした状態で渦を巻いているような状態なのではないでしょうか。

　何から取り組むべきかも整理されておらず、行き当たりばったりで仕事をする。仕事をしている最中に他の仕事のことが気になる。仕事中に他の仕事が追加されると、集中力も失ってしまい取りかかっていた仕事も疎かになる。結果的になかなか仕事が終わらず、徐々に混沌の渦が大きくなっていく・・・。

　こんな状態なのではないでしょうか。

　どうすればこの渦を取り除くことができるのか。これも私の経験知でしかないですが、それは仕事をリスティングするしかないと考えています。つまり、やるべきことが優先順に整理されたリストを作成し、管理するのです。これはきれいな表である必要はありません。メモ帳みたいな簡易なテキストエディタに1行1行書いていくだけでいいです。そして、それを順にこなしていき、終わったらリストからバサッと消してしまう。これが仕事の進め方としては一番効率が良い考えていますし、頭の中に渦が発生することも無くなると考えています。

　優先順もできる限りシンプルにしておくことが大切です。そうすれば新しい細かい作業が入ってもその時点では無視できるし、後で落ち着いてリストに追加すればよい。そしてまたリストをつぶす作業に戻る。

　メールだとどうなるでしょうか。メールの場合はまずざっと上から内容を見て、関係ないものは受信ボックスから削除し、別のフォルダに移動する。そして、次に返信すべきメールに返信し、終わったらそのメールも別のフォルダに移動する。そうすると、仕事として取りかからなくてはならないメールだけが受信ボックスにある状態になる。その仕事を上記で整理したリストに追加し、追加が終わったら、メールを受信ボックスが削除し、他のフォルダに移動する。

　こうすると自分の仕事がリスト上にだけある状態になります。そしてそれをこなし、終わったら消す、という流れにするのです。これはやってみると意外と気持ちがいいです。受信ボックスにはメールが無い状態を保てますし、リストを消すと仕事に勢いも出ます。リストの中身が無くなったら自分の仕事は無いということですから、後は好きなことをすれば良い。そういうことです。頭の中もかなりクリアにすっきりします。

　では、シンプルな優先順、これをどうすればよいでしょうか。これは実に単純です。基本的にはすぐに片付くものからやっていけばいいのです。時間のかかるものは後回しにします。時間のかかる仕事はそれなりに集中力が必要です。集中力が必要な仕事をする時に他の細かい仕事に気を取られていると、確実に効率が落ちます。細かい仕事は先に片づけ、脳の中をクリアにした状態で取りかかる必要があるのです。

　緊急な仕事が来た場合どうすればいいの？という疑問が出てくるかもしれません。これはケースバイケースですが、今すぐ対応しないとまずい事態の時はその仕事を優先し、終わったらまたいつもの優先順に戻せばいいと思います。それに、正直な話、本当に緊急でやらなければならない仕事って、それほど多くないと考えています。大抵は、「大変だから早急に取りかかるよ」という意気込みだけ周囲に見せれば、後は普通の仕事と変わらない優先順になるケースが多いと思います。その場合、意気込み表明だけ先に済ませ、後はまた軽い仕事を片付けて頭をクリアにした後、本腰を入れて対応に取り組めば良いと思います。その方が結果的に早く対応できると、考えています。

　このように仕事を整理した上で取りかかると、自分が抱えている仕事量は想定していた量より少ないことに気が付くと思います。その時点で自分に時間的に余裕ができていることに気が付くと思います。これだけでも十分効果はあるのですが、まだまだ好きなことをするレベルにはなっていないと思います。好きなことをするだけの時間を確保するためには、このリスト化し効率よく仕事をすることが最低条件になります。その上でレバレッジを行っていくのです。

仕事のレバレッジ③

それでは仕事のレバレッジをするためにどうすれば良いのか、何を目指す必要があるのかを少し考えてみましょう。

もう一度レバレッジとは何かを整理してみると、

人の力、つまり、会社の同僚や仕事の外注先の力を使わせていただき、自分の時間を確保しつつ、仕事の成果を最大化する

つまり、同僚や取引先の力をいかに借りられるかが重要になるということです。

質問ですが、皆さんは仕事をどのように進めるでしょうか。このブログの読者には、与えられた仕事を自分の力でできるだけ進める、という方が多いのではないでしょうか。そうではなく、人に仕事をやらせる、という人もいるかもしれません。そういう人は既に自分の時間は確保できていると思いますし、さらに、出世も順調なのであれば、もう言うことはありません。このブログでも参考になることもあるかもしれませんが、大きな発見は無いかもしれません。
ただし、仕事はやらせているが、出世は上手くいっていない、という方なのであれば、きっと上手く人を巻き込めていないのではないでしょうか。悪い言い方をすれば無理やり仕事をやらせており、任せている人たちがきちんと成果を上げておらず、自分の評価につながらない、そういう方が多いのではと思います。

さて、いろいろな仕事の進め方があると思いますが、このブログの読者ターゲットは、仕事を自分でやってしまうという人になると考えています。加えて、仕事は任せるが成果が上がっていない、という人も参考になる部分もあると思いますので、ぜひお付き合いください。

話が少しそれましたが、この読者のメインターゲットである仕事を自分でやってしまう人は、まず考え方を変える必要があります。

どのように変えるか。「自分で仕事をする」から「できるだけ他の人に気持ち良く仕事をしてもらう」という考え方に変える必要があります。変えるとどうなるのか。これは自明のことだと思いますが、一人でやるより、できる仕事の数を単純に増やせます。数が増える中でその仕事を上手くこなすことで、自分への評価が高まります。また、自分の時間が単純に増えます。

これだけ書くと、人を利用して人の時間を使って自分の時間を確保したり人の評価を奪っているだけでは？という疑問が浮かぶかと思います。

結論から言うと、正直なところその通りなのです。それが仕事のレバレッジなのです。人の時間を使わせてもらって、自分の時間を確保する、評価を上げる、それが仕事のレバレッジなのです。ただ、相手の立場に立てば簡単に理解できると思いますが、このような考えが自分の行動からバレバレであれば、自分と仕事をする人間は徐々にいなくなってしまいます。相手からしたら、

　「自分が頑張っただけなのに、仕事を頼んだあいつ（つまり私・読者）は楽をしている上に評価も上がっていやがる、誰があんな奴のために仕事をするか」

ということになってしまいます。それでは当然ダメですよね。私たちが目指すのは、相手に以下のように思ってもらうことなのです。

　「あの人（つまり私・読者）と仕事をすると評価も上がるし、楽しい。やる気もでるな。あの人も一緒に頑張ってくれるし、難しい仕事は率先してやってくれるから仕事もやりやすい。今後もあの人と仕事をしたいな。」

こう思ってもらえれば、これからも仕事を手伝ってもらえますし、全体として仕事が上手く行き、きちんと上司にアピールできれば自ずと評価も上がっていきます。少なくとも、他の人に後れをとることはないでしょう。

では、どのようにしてこの考え方を持ってもらうのか。申し訳ありません。これが本当に難しいのです。何度もしつこいですが、そのために技術を身に付ける努力をする必要があるのです。まぁ千里の道も一歩から、少しずつ進めていきましょう。

仕事のレバレッジ②

さて、まず皆さんにお聞きしたいと思います。

レバレッジとは何でしょうか？

Wikipediaから引用してみましょう。

レバレッジ（英語: leverage）とは、経済活動において、他人資本を使うことで自己資本に対する利益率を高めること、または、その高まる倍率。

原義は「てこ（レバー、lever）の作用」。レヴァレッジ、リバレッジなどカナ表記はいくつかある。レバレッジ効果、レバレッジ率などとも。ギアリング(gearing、歯車によるトルク増大)と呼ぶこともあるが趣旨は同じである。

これによると、てこの作用のことであり、経済活動においては他人資本を使うことで自己資本に対する利益率を高めること、とあります。

これはどういうことでしょうか？

荒くまとめると、人の力を使わせていただき、自分の利益にしてしまうこと、ということになります。ここで言う利益とは、経済活動においてですので、お金になります。しかし、この考え方はお金以外にも流用可能であることは簡単に想像がつくと思います。つまり、仕事にも応用ができるということです。

仕事の場合、自分の利益＝自分の時間及び成果と考えれば、仕事におけるレバレッジとは以下のように翻訳ができます。

人の力、つまり、会社の同僚や仕事の外注先の力を使わせていただき、自分の時間を確保しつつ、仕事の成果を最大化する。

これが仕事の時間で好きなことをしつつ成果を高めるための最も基本的な考え方である、仕事のレバレッジの定義になります。要は上手いこと人の力＝時間を使わせていただき、自分の成果にしつつ、自分の時間も確保しちゃいましょう、と言うことです。

しかしながら、容易に想像できることだと思いますが、これを実際に実行するのは言葉の定義ほど簡単なことではありません。人の力を使わせていただくには、様々な配慮や工夫が必要であり、そのための技術を身につけることはそれほど簡単ではないと言うことです。

確かに簡単ではありませんが、この人の力を使わせていただく技術というのは、努力をすれば誰でも身につけることができると私は考えています。

だって実際に、たかが私ごときがこの技術を習得し、人の協力を得ながら自分の時間を確保し、同年代の同僚と同等かそれ以上の出世スピードを保っているのですから。

たかが私がとか言ったって、あんたのことなんか全く知らないよ、と言われるかもしれません。

そうなんです。こんな無名のサラリーマンが努力して技術を習得し、好き勝手やっているのです。この退屈なブログを読んで下さっている皆さまは、おそらく相当な努力家でしょうから、必ず習得できます。

そのために私もこのブログを通して必要な技術を少しずつ紹介させていただきたいと思っています。そして、この村のような閉鎖的な日本社会の中で苦しんでいる人に対し、少しでも力になることができれば、それが何よりだと思っています。

それでは、今日はここまで。

仕事のレバレッジ①

今回から、勤務中に好きなことをするための基本中の基本の考え方について書こうと思います。この考え方は全ての話の中心であり、紹介する全ての技術はこのためにあると言っても過言ではありません。

まず、勤務中に好きなことをしつつ、自分の評価も下げないでいるためにはどのような考え方が必要でしょう？

好きなことをするために単純に与えられた仕事を断ることでしょうか？

無駄と思われる仕事は断ってもいいですが、大切な仕事、例えば自分の経験値を上げるとか、誰もやらないため上手くこなせば目立てるだとか、そういう仕事は断ってはいけません。

評価を上げるために上司へ媚を売ることでしょうか？

必要と思われる方は媚を売ればいいと思いますが、少なくとも私は媚を売る必要性は感じません。きちんと仕事をすれば認めてくれると思いますし、むしろきちんと上司に必要な意見をすることのほうが重要だと思います。

仕事を上手くサボることでしょうか？

これは上手くやれるのであれば重要です。ただし、サボっていることを見抜かれてはいけません。仕事をきちんとこなしつつ（そう見せかけつつ）サボる必要があるのです。

勤務中に好きなことをしつつ、自分の評価も下げないでいるためにはどのような考え方が必要か、この問いの難しい点は、以下の矛盾です。

①勤務中に好きなことをするためには時間が必要。時間を作るためには、自分の仕事を減らすことが絶対的に必要。

②評価を上げるためには与えられた仕事をこなしたり、新しく仕事を開拓し、成功させる事が必要。さらにある程度の仕事量も必要。少ない仕事を上手くこなしてもそれなりの評価だが、仕事を多く抱えている中でコンスタントに上手くこなす方が断然評価が高い。

①で自分の仕事を減らす必要があると言っているにも関わらず、②で仕事の絶対量は増やした方が良い、と言っている点。ここに矛盾が生じています。

ではどうすればこの矛盾を解消できるのでしょうか。

そのための考え方が仕事のレバレッジになります。

仕事のレバレッジとは何か、その詳細はまた次回説明したいと思います。

勤務中に好きなことをするために必要な技術②

さて、今回は実際にいろいろ取捨選択した結果、自分にとって大切であり今も根底にある考え方や未だに役立っている技術について紹介します。今回はこのブログの目次といえる内容になると思います。

まだリストアップしきれていない可能性があるため、このページは今後も更新します。

今後はこのページに書かれている内容をランダムにブレークダウンしていきます。

上から順にではなく申し訳ないですが、自分の気分に合わせて書く内容を選んでいきたいと思います。

このブログで紹介する内容は主観的な考え方ですし、業種によっては全く役に立たない可能性があります。この点はご注意いただきたいと思います。

まぁ全人類を網羅的にサポートする技術なんてあるわけないので、役立てられる人だけ役立ててもらえればいいと、私は考えています。

ただ、至らない点が多々あると思いますので、もっとこうしたらいいみたいな改善提案はぜひいただけますと幸いです。

１．考え方

　・仕事のレバレッジ

　　人を上手く使う、もっとも大切

　・人が何の欲で動いているのかを常に考える

　　人の表と裏を想像しながら仕事をする、裏の欲を上手く突く

　・経験を積むためにリスクを取る

　　みんながやりたがらない仕事ほど宝が転がっている！

　・主導権を握ることの大切さ

　・自分の人生のプライオリティを思い切って決める

　・仕事の優先順位付けと捌き方

　・サボり慣れるということの大切さ

　・会社の制度を限界まで活用する

　・仕事のアピール方法

　　普段は人に手柄を立てさせる、上司にだけきちんと事情を説明する

　・人の話を聞いたふりをする

　　特にうるさい人の話は自ら積極的に聞いたふりしにいく

　・人の目をできるだけ気にしない

　・自分の仕事を常に改善する

　　勉強した内容はとりあえず実際に試してみる

２．仕事の整理と可視化

　・リスティング/分類　⇒　マインドマップも役に立つ

　・WBS　⇒　プロジェクトマネジメントがかなり役に立つ

　・ワークフロー整理のツール

　　UMLは学ぶ価値あり

３．アイデア出し

　・マインドマップ

　・ブレスト（人の意見を堂々といただく最強の手法）

　・ヒアリング

　・一人のアイデアには限界がある

　　大事なのはアイデアを実現する現実的な手法

４．対人関係

　・交渉

　・マネジメント

　・プレゼンテーション

　・コミュニケーション

　　思ったより沢山の意思の不疎通が起こっている！

　・人間を知る（読書の大切さ）

　・自社の組織構造とその役割を知る（誰に公にして仕事をふれるか？）

５．共通技術

　・情報収集

　　本、IR資料（新聞は個人的にそれほど必要性を感じない）

　・文書作成

　・Office操作

　・IT知識

６．ストレスを無くす技術（ちょっとスピリチュアル入るかも）

　・悪い感情を殺す方法（感情を感じきる方法）

　・お詣り

　・瞑想

　・タッピング

　・掃除

７．個別技術（参考）　⇒　筆者がITの専門家のため

　ITについて今後紹介予定

勤務中に好きなことをするために必要な技術①

まず今回から2回に分けて、このブログの目次的な位置付けとして、勤務中に好きなことをするために必要な技術について書いていこうと思います。

そして、当面はここで書いた技術についてブレークダウンして紹介する、という流れにしていこうと思います。

さて、まずそもそも勤務中に好きなことをするとはどういうことでしょうか。

皆様はどんなイメージを持たれるでしょうか。

お菓子を食べて、ゲームをして、漫画を読む、そんなイメージでしょうか。

そんな内容を期待された方、大変申し訳ありません。

本ブログには、楽して稼ごう、という趣旨の内容が書かれているわけではありません。

どちらかというと、少なからずの努力は必要になります。そして、その上で、

　・退屈な仕事をできるだけ排除して、自分が本当にやりたい仕事に集中する

　・副業やサイドワークのための学習や準備に時間を使う

　・残業時間を限りなく0にして定時退社し、趣味や家庭に時間を注ぐ

上記のようなことを実現しつつ、出世にも影響がないようにしたい、という方にとって（個人的に）有益と思われる情報を提供したいと考えています。

少なからずの努力・・・。

それが次回から説明する必要な技術を身につける、ということになります。

それではまた次回。

はじめまして！好きなことをしながら出世しませんか？

皆様、こんにちは！

サラリーマン生活楽しんでいますか？それとも苦しんでいますか？

最近、働き方改革だのなんだので、国政として働きやすい環境を整えようとしている兆しがありますが、皆様の会社はいかがでしょう？実際に働きやすい環境になっておりますでしょうか？

日本の企業は正直やたらと閉鎖的だと思います。これは日本の終身雇用が多分に影響していると考えています。

ざっくり言うと、終身雇用の影響で日本は一度会社に入社したら中々職が変えにくい環境になっていますから、自然と学校生活の長期版のようになり周囲の顔ぶれがなかなか変わりません。結果、徐々に田舎の村のような雰囲気を作り出していくことになり、閉鎖的な雰囲気になっていく、という事だと思っています。

さらに、定年となる年齢も徐々に高くなってきており、ぶら下がり社員と呼ばれる中年がのさばってくるようになってきております。若い人間が積極的に発言したり、リスクを取って行動する事ができず、環境も大きくは変わりにくいのが現状かと思います。そして、村のような雰囲気ですから、一度失敗したら後ろ指を刺され、それ以降リスクを取って行うような大胆な活動がしにくくなる、というのもあると思います。

本当に働きにくい環境ですよね。ストレスが溜まるのも本当にわかります。皆様本当にお疲れ様です。

私は大学卒業後、日本の企業に就職し、一度は転職を行いましたが、サラリーマン生活をかれこれ10年以上続けている人間です。

色々トライアンドエラーを繰り返しながら、徐々に自分の働き方を調整した結果、今では会社の中で好きなことをしながら、ある程度の成果を出し、そして、出世コースからも脱落しない生活を送れるようになりました。（正直な話、同僚にこの内容が見られるとまずいですが・・・。）

このブログでは、こんな働きにくい日本の会社の中で、自由に好きなことを行いながら無難に出世をする方法を紹介していきたいと思います。

と言ってもあくまで私個人の主観的な話になりますので、その辺はご考慮いただきながらお読みいただければと思います。

私についてもその中で可能な限り紹介させていただこうと思っております。

ぜひご愛読のほど、よろしくお願いいたします。